E-mail Corporativo Use de modo profissional

Dicas de conduta: como escrever e manter a comunicação na empresa.

Um dos grandes problemas que há nas empresas é a má utilização do e-mail corporativo. Há casos de profissionais que mantêm conversas com amigos e parentes por meio do e-mail corporativo. Outras vezes há envio de mensagens fora de contexto, ou seja, conteúdos que não contribuem para o crescimento e enriquecimento de informações dos colaboradores. Já outros profissionais não sabem se comunicar, muitas vezes não conseguem escrever um e-mail ou simplesmente dividir as informações na mensagem, de forma que ela fique clara.
Com isso, percebemos dois problemas: o uso inadequado do e-mail corporativo e as falhas de comunicação nas corporações devido às mensagens enviadas que não descrevem a real situação.
Vamos entender como podemos melhorar o uso dessa importante ferramenta de comunicação.

Utilize o e-mail corporativo de forma inteligente
Para os colaboradores que gostam de utilizar o e-mail para enviar mensagens a amigos e parentes, essa é a hora de refletir. Você acredita realmente que o seu e-mail profissional é o espaço ideal para marcar festas, encontros ou agendar um cinema? Ou seria mais interessante utilizá-lo apenas para os assuntos da empresa e para enviar notícias e informações que são relevantes para seus colegas de trabalho, clientes e parceiros?
Existem empresas que acompanham os e-mails dos colaboradores e é possível que em algum momento o profissional seja observado em uma situação na qual está enviando mensagens pessoais em horário comercial. Com certeza isso não é nada interessante para o currículo, para a imagem profissional e para o seu futuro na corporação.
É preciso ter consciência de que o e-mail corporativo deve ser utilizado para informações da empresa e que estamos falando da imagem profissional de um colaborador que é avaliado em todas as suas atitudes. Por isso, tome cuidado e utilize o e-mail de forma inteligente. 

Crie e-mails coerentes e descritivos
Desde que trabalho com web, o e-mail sempre foi um meio de comunicação muito utilizado por diversas razões: para formalizar conversas ocorridas com clientes e parceiros, registrar para os interessados a pauta de reuniões, trabalhar informações internas da empresa, entre outras. Por isso é importante conseguir transmitir na mensagem escrita todas as informações possíveis que seriam passadas se você estivesse em uma reunião ou conversando pessoalmente.
Um texto de e-mail deve ser o mais detalhado possível, pois ele é uma ferramenta simples para deixar todos os interessados em um projeto informados. A boa comunicação entre os profissionais melhora os índices de qualidade e diminui o número de erros dos projetos.

Dicas: sobre a distribuição das informações nos e-mails
@  -  Escreva parágrafos pequenos, pois assim o destinatário não terá preguiça de ler o seu e-mail. Por mais que ele tenha que ser grande – pode ser a documentação de uma alteração do projeto ou ata de reunião – o simples fato de existirem parágrafos pequenos já facilita a leitura.
@  -  Pense que um e-mail deve ter início, meio e fim. Comece a mensagem com um cumprimento, faça os comentários – solicitações, argumentações ou justificativas – em seguida, finalize informando o que se espera com o e-mail e seu objetivo.
@  -  Releia a mensagem antes de enviá-la. Se você não utilizar o corretor automático do Outlook (ou do seu e-mail pessoal), então tenha esse cuidado. Muitos erros podem ser evitados com uma segunda leitura. Caso você envie a mensagem e só depois veja o erro, não tenha vergonha de reencaminhar o e-mail, corrigindo-o.
@  -  Outro detalhe: no campo assunto do e-mail, descreva realmente do que trata a mensagem. Muitos profissionais acreditam que é apenas um campo a mais que deve ser preenchido e não explicam o que desejam ou simplesmente não colocam nada.

Como responder a um e-mail de solicitações do cliente?
Muitas vezes seu cliente lhe envia um e-mail com uma lista enorme de tarefas para fazer. São correções, alterações, implementações, e você precisa responder ao cliente, dar um “feedback” sobre as atividades que já foram realizadas no projeto e o que ainda está em andamento. Uma maneira simples é criar uma rotina de acompanhamento, ou seja, se agende de forma a passar diariamente ou semanalmente as atividades que foram feitas relativas ao projeto. Nada melhor para manter o cliente informado, é como se fosse uma “newsletter” com informações dos itens que já foram realizados e o prazo para entregar os próximos. Dessa forma ele estará sempre informado e terá o retorno constante da empresa. O problema de comunicação não está apenas nos profissionais web, ele é geral. Portanto, fique atento ao enviar um e-mail para o cliente ou para os profissionais da empresa onde trabalha. Preocupe-se em dividir as idéias em parágrafos e revisar o que você escreveu. Todos conhecem a língua materna, o que precisamos é utilizá-la de maneira correta, principalmente, em ambientes em que a sua linguagem define muito o seu trabalho.

Alessandra Mazzariolli é Webwriter

 

Fonte: Revista Meio& Mídia

 

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